Hur kan ett stort företag som Volvo CE utveckla sitt förbättringsarbete? Här fick verkligen Changemaker Educations studerande från Experience Designer 21 något att bita i!
En Experience Designer arbetar med lösningar centrerade till hur människor använder och upplever en tjänst. Man bygger förståelse för användaren och skapar en lösning som möter dennes behov. Detta uppnår man med hjälp av olika UX verktyg som exempelvis gamification. Gamification är ett sätt att extrahera de element i spel som får oss att vilja fortsätta spela, som skapar engagemang och ger oss ett mervärde i produkten. Det här kan man alltså applicera på en vanlig arbetsuppgift.
Changemaker Educations studerande från Stockholm och Karlstad fick i uppdrag att under fyra veckor i projektrollen som Experience Designer hjälpa Volvo Construction Equipment i Arvika att lösa ett problem genom gamifiering – baserat på en verklig kontext.
– Gamification är väldigt spännande, eftersom det innebär att man jobbar med väldigt mycket psykologi för att skapa engagemang, säger Anne Bernadette Åhl, Head of Competence hos Volvo Construction Equipment. Det är ett väldigt spännande område och en möjlighet som vi i inom industrin verkligen bör ta vara på.
Förbättringsarbete kan hos Volvo CE framför allt innebära säkerhet inom produktionen, men även effektivisering av arbetsmoment eller ergonomi. Volvo CE hade identifierat utmaningen i att nuvarande rutin med förbättringsarbetet inte fungerade optimalt. Fabriken vill att förbättringsarbetet ska vara en rolig arbetsuppgift.
– Förbättringsarbetet är en viktig del av Volvo-arbetsdagen, säger Anne. Hur kunde vi uppdatera den processen så att vi fick mer engagemang och att den blir ”top of mind”? Vi vill att alla anställda ska känna att de kan jobba med förbättringsarbetet som en naturlig del av arbetet. I en perfekt värld ska alla kunna göra det, men vi kunde identifiera hinder för det under projektets gång.
De studerandes uppgift var att hitta en plattform som är tillgänglig för alla, oavsett digital kompetens, där man på ett strukturerat, roligt och enkelt sätt kan bidra till att förbättringsarbetet genomförs varje dag samt dokumenteras och följs upp.
– Jag blev verkligen imponerad över hur de studerande tog sig an uppgiften, säger Anne. De var så himla engagerade och väldigt måna om att få rätt information för att få en förståelse för hur vi jobbar. Vi hade ju med oss studerande både från Karlstad och Stockholm, så det blev mycket digital kommunikation, och det var även begränsat med information – vi är ju en stor organisation med allt vad det innebär med rutiner. Men jag tycker att de gjorde ett riktigt bra jobb med att ringa in rätt saker.
Samtliga tio projektgrupper levererade en varsin klickbar prototyp. Med hjälp av dessa kunde de studerande visa hur de har tänkt hela vägen. En tidigare analog process med papper och whiteboards, blir i stället digitaliserad på ett eller annat sätt med olika varianter av prototyper. En anställd ska till exempel kunna logga in på en platta och skriva in vad man har observerat för förbättringsförslag under arbetets gång. Sedan ska den anställde kunna jobba med förbättringen själv eller ta hjälp av teamet. Går det inte att jobba med förbättringen själv finns möjlighet att skicka det vidare till sin teamledare som tittar på vad som krävs för att ta förbättringsförslaget vidare. Detta underlättar ju även dokumentationen, samt att informationen kan också lättare delas mellan avdelningarna, och man kan enkelt tycka till om varandras förslag.
– Det har varit oerhört värdefullt och roligt att få in nya ögon på hur vi jobbar, säger Anne. Även om vi jobbar mycket med förbättringar så är det ju så värdefullt med någon som utifrån tittar på våra processer. Det var så häftigt att få se alla medarbetare involverade på det här sättet, att vara med i intervjuerna och få tänka till på hur vi upplever saker. Det är ju medarbetarna som är experterna på sitt område.
– Det som gjorde det hela så lyckat var engagemanget under hela vägen från alla på Volvo CE, säger de studerandes mentor Daniel Ehrendal från Changemaker Educations. Det hjälpte verkligen de estuderande och gav dem en energiboost. Det är en oerhört viktig del av UX att man tittar på hur användarna ser det. Det är användarna som i slutändan kommer att arbeta fram nya lösningar i slutändan, så alla de här mötena och intervjuerna med medarbetarna var superviktiga för de studerande.
Det fanns givetvis utmaningar med projektet.
– Ju mer information och data en Experience Designer får tag i, desto gladare blir de, säger Daniel. Men för de studerande och ett stort företag som Volvo CE går kanske inte allt i samma takt. Den första veckan vill de studerande ha all information, och sen går de vidare till designstadiet redan under andra veckan. Så de studerande hade givetvis velat ha mer information från Volvo under den korta tiden. Men rent utbildningsmässigt är det ju ingen nackdel – man lär sig ju att ställa rätt frågor när man kommer ut och jobbar i en större organisation.
För att knyta ihop säcken ordentligt kommer nu en av de studerande som examensarbete att under fyra veckor göra en slutprototyp.
– Hon kommer att plocka russinen ur den kaka som de studerande har presenterat, säger Anne. Hon sammanställer alla lösningar till en enda prototyp för att sedan testa den i produktion där några medarbetare ska få testa den och säga sitt. Sedan hoppas vi på att den kan implementeras skarpt.
För Volvo CE i Arvika har den här projektformen verkligen givit mersmak, och Anne ser flera möjligheter för liknande samarbeten – både för Volvo och för andra aktörer inom industrin.
– Absolut! Det ger ju jättemöjligheter för industrin att jobba med gamification. Det finns många processer och arbetssätt som man skulle kunna göra framför allt roligare, men även tydligare och enklare med det här tankesättet. Så jag kan verkligen rekommendera att man vågar utmana sig själv och jobba med de studerande, för det är ju trots allt de som sitter med de senaste kunskaperna. Så det är ju oerhört värdefullt att plocka in de kunskaperna i företaget.
– Jag har redan tankar på vad nästa projekt skulle kunna vara för oss tillsammans med Experience Designers!
Therese Wallin har högtflygande planer på en framtid inom besöksbranschen. Här berättar hon hur utbildningen Arctic Hospitality Leader hjälper henne att nå sina mål.
Utbildningar öppna för sen anmälan: Foodmaker, Arctic Hospitality Leader, Agile Project Manager, Experience Designer.
Arctic Hospitality Leader har haft innevecka i Boden och en av punkterna var att medverka på Besöksnäringsdagen.
